1-Yönetmeliğin Ek-1’ in de listelenmiş olan bitki, bitkisel ürün ve diğer maddelerin üretimini, ithalatını ve ticaretini yapacak operatörler il ve bağlı olduğu ilçe müdürlüğüne başvurarak kayıtlarını yaptırmak zorundadırlar.
2-İlgili müdürlüğe başvuruda bulunan operatörler aşağıdaki şartları yerine getirdiği takdirde kayıt altına alınır ve kayıt numarası verilir.
a)Operatör ‘’Bitki Pasaportu Kayıt Sistemi’’ni (BPKS) kullanarak başvuruda bulunur. Başvuru sahibi BPKS’nin öngördüğü adımları takip ederek ve ilgili kısımları eksiksiz olarak doldurulur. Kayıt sisteminden çıktısı alınan Başvuru Formu operatör tarafından imzalandıktan sonra İl veya İlçe Müdürlüklerine teslim edilir.
BPKS’nden yapılacak başvuruda aşağıdaki bilgiler yer almalıdır.
 Üreticiye ve sorumlu kişiye ait bilgiler,
     Araziye ait kayıtlar,
     Ürünlerin listesi ve sayısı,
     İşletmenin faaliyet alanına ait bilgiler.
b)Başvuru formu ile birlikte üretim yeri ile ilgili ÇKS kaydı, ÇKS kaydı yok ise kendine ait tapu veya kira sözleşmesi ile birlikte kiraladığı yerin tapu fotokopisi, ecrimisil belgesi, maliki ölmüş arazilerle ilgili olarak tapu fotokopisi ve mirasçıları tarafından kullanıldığını gösterir muhtardan alınan belge ve 15/05/2009 tarihli ve 27229 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Tohumculuk Sektöründe Yetkilendirme ve Denetleme Yönetmeliği gereğince faaliyet alanları ile ilgili Üretici ve Yetiştirici Belgeleri ile Bayilik belgesini sunarlar. Ayrıca ithalatçılar, depolayanlar ve ticaretini yapanlar, ürünlerini bulundurdukları satış yeri, depo, sera gibi yerlerle ilgili belgeleri ibraz ederler.